Zoho CRMで失敗せずにデータインポートをするポイントとは

Zoho CRMはExcelやcsvのデータをインポートすることで大量の顧客リストのデータであっても一括で登録することが可能です。しかしながら、いざインポートしようとしても、データに不備がある等、結果インポートが出来ない、、と言うことが少なくありません。この記事ではZoho CRMでデータインポートをする際に必ず必要となる設定や注意すべきポイントを分かりやすく説明します。

Zoho CRMにインポートをする際に押さえておくべき3つのポイントとは

ポイント①:Zoho CRMの「必須項目」を必ずインポートデータに入れる

Zoho CRMでデータのインポートする際に必ず押さえておくべきことは、インポートをする書くタブ(見込み客・取引先・商談等)の必須項目を入れる、ということです。

必須項目は各タブを選択して表示される一覧画面の右上にあるレコードの新規作成ボタンをクリックして表示される作成画面で枠の左端が赤くなっている項目です。以下の画面イメージでは”姓”の項目です。

例えば、自社の顧客リストを「連絡先」のタブにインポートしようとする場合、データの中に”姓”となる部分の列が必ず必要ということなります。

ポイント②:インポートするデータの項目名は予めZoho CRMと合わせる

Zoho CRMではデータのインポートをする際の手順として、Zoho CRM内にある項目とインポートするデータの項目を突合する作業があるのですが、予めインポートするデータの項目名をZoho CRMの項目名に合わせておくと非常にスムーズにその手順を進めることができます。

例えばインポートしたい自社の顧客リストのデータが以下のような項目のリストだったとします。

そして、インポートをするZoho CRMの「見込み客」のタブにある項目は以下の場合を想定します。

この場合、会社名や電話番号などインポートしたい項目はZoho CRM上にあるのですが、項目の名称が違うので、以下のようにインポートデータの項目を合わせると、インポート時の作業が短縮され、かつ正確に設定ができます。

ポイント③:プルダウンやチェックボックス項目は注意が必要

データをインポートしたい項目がプルダウンの場合、インポートデータの方はZoho CRMで設定されている選択肢の項目と同じ値のみを記載しておく必要があります。

例えば、以下の画面にある”見込み客のデータ元”という項目へデータをインポートしたい場合は、選択肢にある”広告”、”電話営業(コールドコール)”、”社員からの紹介”、”外部からの紹介”、”オンラインショップ”という5つの値のみを記載しておくことが必要です。

また、インポートしたい項目がチェックボックスの場合は、インポートデータでの記載方法に注意が必要です。

上記の画面イメージの”メール対象外(オプトアウト)”という項目にチェックをつけたい場合はインポートデータでは”TRUE”、空欄のままにしたい場合は”FALSE”と記載しないと正しい値がインポートされません。また、項目のタイプは”真偽値”を選択してください。

これらプルダウンとチェックボックス項目を含めたインポートデータの作成イメージは以下となります。

データインポートを使いこなしてZoho CRMをさらに活用しましょう!

Zoho CRMへのデータインポートを失敗なく正確に行うことで、Zoho CRMで管理する顧客情報の質と量が担保され、効果的にZoho CRMを運用することが可能になります。Zoho CRMのデータインポートは直前に行ったインポート自体の取り消しが簡単にできるので、思い通りのデータ内容をインポートできるまで何度か練習をしてみることもオススメです。

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