SFA（セールスフォースオートメーション）を既に導入または検討しているものの、データの蓄積だけにとどまり、その機能を十分に活用しきれていないと感じている企業は多いかもしれません。
本記事では、まず初めにSFAの概要に触れ、そしてそれを踏まえた上で実際の効果的な活用方法のポイントを解説します。
この記事の目次
SFAとは何か、活用すると何ができるのか
このセクションでは、SFAの基礎知識から具体的な機能、そして、SFAを使った施策の実行と管理について解説します。
SFAとは何か、そしてなぜ重要なのか
SFAは「Sales Force Automation」の略称で、営業活動の管理・自動化を支援するツールです。データの蓄積だけでなく、営業プロセスの自動化や顧客関係の強化、タスク管理など様々な機能を提供します。これらの機能を組み合わせ、営業活動を効率的かつ効果的に進め、売上向上に寄与します。
SFAを活用すると何ができるのか
SFAの具体的な機能としては、下記機能があります。
- 営業担当者の行動や商談の可視化
- タスク・スケジュール管理
- 定型業務・作業の自動化
- 自動化や通知による対応漏れの防止
- 効率化による顧客対応のスピード向上
SFAでは顧客情報や営業担当者の行動・商談の情報を一元管理をすることができます。
営業担当者は複数のの顧客や案件を抱えているため、タスクやスケジュール管理を徹底しなければ対応が漏れてしまい、顧客の信頼を損ないかねません。SFAでは、タスク・スケジュールを一元管理できるので、漏れや遅れが出ないよう担当者をアシストしてくれて安心です。
また、SFAは定期的に発生する同じ種類の業務を自動化することも可能です。これにより、営業担当者は売上に直結する活動に集中できます。さらに、顧客の反応や商談の履歴を基に、確度の高い顧客を特定し、優先してアプローチすることで、より効率的な営業活動が可能になります。カタログや見積書、契約書などの書類も迅速に準備できるため、顧客を待たせることなく対応が可能です。
SFAとして活用できるより細かい機能を抜粋してご紹介します。
- ワークフロー機能（自動化機能）
定期的に、あるいは都度発生するルーティンワークは、ワークフローを設定すれば自動処理できます。定型的な内容のメール、受注時の書類の作成、次のタスクの登録、項目の更新などの作業を自動化すれば、それらに取られていた時間を他の業務に回せるのです。
CRMに蓄積された活動履歴をもとにフローの設定案が提示されるのも助かります。さらにAI機能を活用すれば、フローの検証・分析も可能です。 - スコアリング機能
顧客の興味関心度をスコアリングし、確度の高い顧客を判別することもできます。スコアリングの材料となるのはCRMに蓄積された詳細の顧客データ（反応・行動・問い合わせなど）です。
もちろんスコアの加点・減点のルールも自由に設定できます。さらにアップセルやクロスセルの機会の見極め、営業効果が低い顧客の除外といった使い方も可能です。 - 承認プロセスの自動化
見積額や契約で上司の承認が必要な場合、営業担当と上司のやり取りが発生します。この承認プロセスもCRM内で完結できます。
各営業担当が内容を登録すると自動的に承認リクエストが上司に送られ、承認されれば自動的にデータとして反映されるのです。承認に関わるお互いの確認プロセスが省けます。 - レポート・ダッシュボード機能
複数のレポートを一画面に集約したり、目標達成度をリアルタイムに一目で確認したりできるダッシュボード機能もあります。見込み客のステータス管理や商談プロセス設定も可能です。この入力・設定により、情報から進捗状況を把握・分析できます。
日別、月次、年次で、売上金額、商談件数など、あらゆる指標で表示できるので、営業担当があらためて詳細のレポートを作成する手間も省けるでしょう。
SFAを使った施策の実行と管理
SFAを駆使してマーケティング施策を計画し、実行し、管理する方法をお伝えします。
1.施策の立案
- ターゲット設定
「自社にとっての優良顧客とは一体誰なのか」を明確にしておくことは、非常に重要です。SFAを活用して、顧客商談情報・それらの情報をデータ分析を行い、的確なターゲットの設定をすることが成功の第一歩です。 - 目標設定
SFAを利用して、具体的な目標を設定します。売上向上、新規顧客獲得、既存顧客のLTV（ライフタイムバリュー）向上など、明確な目標を掲げましょう。
2.実行
- タスクの割り当て
関係者にタスクを割り当てることで、進捗や課題の共有をスムーズに行えるようにし、抜け漏れを防ぎます。 - 進捗のモニタリング
入力された情報をもとに、目標に対する進捗をモニタリングします。進捗が良くない場合をリアルタイムで把握することができるので、管理者は迅速な営業行動の修正を判断できます。
3.結果の分析
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- KPIの評価
SFAを利用して、設定したKPIを評価し、目標の達成度を確認します。データドリブンなアプローチで施策の結果を評価しましょう。 - レポートの作成
終了した施策について、SFAを使用して詳細なレポートを作成します。成功要因や改善の余地がある点を把握し、次回の施策に生かします。
- KPIの評価
SFAデータ管理の重要性とその実践
データを効果的に管理するSFAの活用法
営業活動で得られる顧客の情報は、マーケティング戦略において重要なデータです。SFAを駆使してデータを管理することは、施策の立案や意思決定において大きな差を生むことができます。以下では、SFAのデータ管理の活用法に焦点を当てお伝えします。
- データ入力のルール化・簡略化
営業担当者はデータ入力に多くの時間をかけることができないのが現状です。手動での煩雑なデータ入力作業を最小限に抑えるためにも、マーケティング戦略において必要な情報を定義し、入力すべき情報を限定することが重要です。 - データ品質の維持
SFAを日常業務に組み込み、リアルタイムでデータを更新することが大事です。これにより、常に最新の情報を手に入れ、正確な意思決定を行う基盤になります。
定期的にデータの入力状況を確認し、データ品質の維持に努めましょう。重複データの排除やエラーの修正など、定期的なデータのクリーンナップも不可欠です。
SFA活用のためのポイント
SFAの統合と社内での効果的な利用
SFAの導入にはいくつかの課題が存在します。これらの課題を理解し、適切に対処することが重要です。
- 既存システムやプロセスからの変更による社内からの抵抗
新たにSFAを導入する際には、既存のシステムやプロセスの一部が変わり、社内からの抵抗が発生するケースがあります。その際には、責任ある立場の人がSFA導入のメリットをしっかりと伝え、ユーザー全員がツールを理解し、使いこなせるようにトレーニングを実施します。効果的なトレーニングは、ツールの普及と成功に直結します。 - データ品質と整備の課題
既存のデータが不正確で、あらかじめ整理が必要な場合があります。データの品質が低いまま導入すると、ツールの効果が損なわれる可能性があります。データ品質を向上させるために、事前に重複データの排除や正確なデータ入力プロセスの確立などが必要になります。
成果を最大化するためのSFA活用テクニック
上記で述べてきた通り、SFAを最大限に活用してビジネス成果を向上させるための実践的なテクニックは多岐にわたります。
- 日頃から蓄積している顧客・営業データの活用
SFAに蓄積したデータを積極的に利用し、顧客をセグメント化します。ターゲット市場をより細かく定義することで、より顧客のニーズに合ったアプローチが可能になります。 - 定型業務・作業の自動化
SFAを使用して定型業務を自動化します。例えば、見込み顧客へのフォローアップメールの自動送信や営業タスクのスケジューリングなど、ルーティンワークを軽減します。 - KPIの設定とモニタリング
成果指標（KPI）を設定し、モニタリングします。具体的な数値を追跡することで、目標に向けた進捗を可視化し、改善の余地を見つけやすくなります。 - トレーニングとフィードバック
ユーザーに対してSFAの適切な使い方をトレーニングします。特に新しい機能やアップデートがある場合は、追加のトレーニングを提供します。
また入力しているかどうかを定期的にチェックし、ユーザーからのフィードバックをもとに、運用を改善していく事が重要です。
まとめ：SFAを最大限に活かしたビジネスの成長戦略
SFAはBtoBマーケティングにおいてこれまでのセールスプロセスの自動化に留まらず、ビジネスの成長戦略の中心的な要素として位置づけられています。
従来のプロセスでは難しかった見込み客の追跡やデータ分析がSFAにより容易になり、企業は迅速で効果的なセールス活動を展開できるようになりました。SFAは単なるITツールではなく、戦略の一部として組み込まれ、成果を最大化するポテンシャルを秘めています。
なお、株式会社トライエッジでは、HubSpotやZohoを用いたSFA/CRM/MAの導入/運用支援を行っています。システム導入が目標となる通常のサービスとは異なり、導入後の運用からお客様の成果が出るまでを支援する伴走型のサポートです。
顧客管理に便利な各種ツールにご興味のあるご担当者様は、お気軽にお問い合わせください。
