この記事では、マルチデバイス対応で、どこにいても編集や共有がスムーズなGoogleドキュメントをご紹介します。業務ではパソコン上でも紙媒体でもあらゆる文書を扱いますが、そのほとんどが他の誰かに見せるためではないでしょうか。Googleドキュメントを使えば、共有や編集のやり取りで発生する工数をグッと減らすことができます。Googleのドキュメントツールの特徴や使い方、拡張性を見ていきましょう。
この記事の目次
Google ドキュメントの特徴や使い方
引用：https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/
現在、文書作成ツールにはさまざまなものが存在しています。Googleドキュメントには、基本的な文書作成の機能が備わっています。ここでは、他のツールと異なる特別な機能にフォーカスしてお伝えします。
共有性の高さ
ビジネスでは文書のやり取りも頻繁で、あらゆる人たちと共有します。それぞれが異なる文書ツールを使っていると、開けない、編集できない、見た目が崩れてしまうなどのリスクもあります。オフラインツールとしてメジャーなWordですら、相手がMacユーザーだとこのようなことが起こり得ます。
また、ファイルを他の人に渡すとき、いちいちメールやチャットに添付するなどの手間もかかってしまいます。そのような問題も、Googleドキュメントなら解決できます。
どこにいてもアクセス可能
Googleドキュメントなら、オンライン上で文書作成、編集、保存ができます。パソコンはもちろん、外出先でスマホやタブレットでも操作が可能です。
自分のアカウント内で作成するため、セキュリティ面も安心でしょう。オフラインでの作成にも対応しているので、好みで選択できるのも便利です。
自動保存
Googleドキュメントに入力した内容は、自動で保存されます。せっかく作成した文書を保存し忘れたり、デバイスがフリーズしたりしても影響はありません。はじめからやり直す手間は一切発生しないのです。
リンクで共有・個別制限機能
文書の共有、確認、指示が必要な場合も、その都度メールを添付する必要がありません。ファイルのリンクを共有するだけで、誰もが更新内容を確認できます。編集可能、閲覧だけ可能など、アクセス制限もファイルごとに設定できます。
共同作業も可能
複数ユーザーの同時アクセスも可能です。その文書についてのやり取りもファイル上ででき、リアルタイムに反映できます。お互いが別々の場所にいても、メールやチャットを使う必要がありません。
Google ドキュメントの運営会社について
引用：https://www.google.com/intl/ja_jp/about/
Googleは、世界のIT業界をリードする企業の一つです。
検索エンジンのChrome、Gmail、Googleマップなど様々なオンラインサービスのほか、パソコンやスマホ、その周辺機器も提供しています。また、ビジネスを支援する広告、Adsense事業なども展開しています。
その他ツールとの連携・拡張性
Googleは他にも多種多様なツールをオンライン上で提供しているため、Googleドキュメントに関しても、連携可能な幅が広いのが特徴です。Googleドキュメントはシンプルに作られているのですが、欲しい機能があれば、画面上にある「アドオン」から拡張機能を取り込むことができます。
マイクロソフトのWordに使い慣れている人にとっても、同期が可能になっているので使い分ける必要がないのも魅力でしょう。
誰もがいつでもどこでも使える優秀な共有ドキュメント！
引用：https://www.google.com/docs/about/
ビジネスでも個人使用でも普及率が高いのが、Googleドキュメントの強みです。共有したい人がGoogleドキュメントを使っていなかったとしても、すぐに無料でアカウントを作成でき、見てほしい文書を共有できます。また、ビジネスでの活用では、業務工数を一気に減らしてくれる救世主的ツールです。
弊社トライエッジでは、CRMの導入や運用サポートはもちろん、業務の効率化や生産性アップについても、アドバイスを行っています。現在社内で抱えているルーティンワークや事務作業を軽減したいとお悩みの方も、ぜひお気軽にお問い合わせください。
