一つのプロジェクトに複数のメンバーが参加する場合、他メンバーのタスク進捗状況が自分にも影響することがあります。そのような環境下でプロジェクト進行にタスク管理ツールを導入すると、非常に効果的です。しかし現在、タスク管理ツールにはさまざまなサービスが登場しており、利用する立場としてはどれを選んだらいいのか迷うところです。この記事では、タスク管理ツールがもたらすメリットと、選ぶポイントを中心に説明していきます。
この記事の目次
タスク管理ツールとは
タスク管理ツールとは、アプリやブラウザを介してクラウドサーバー上でタスクを登録して管理するツールのことです。プロジェクトに参加しているメンバー間で、多数のタスクのやり取りが行われる際に導入されることが多いです。タスク管理ツールが提供するメリットは大きく3つあります。
一つ目は、便利なインタフェースです。エクセルやGoogleスプレッドシートをタスク管理用のドキュメントとして利用するケースもありますが、それらは一からタスクを構成する項目を記入しフォーマットとして体裁を整えないといけないため、準備や更新に手間がかかります。一方で、タスク管理ツールは元からタスク管理に必要なパーツがUIとして提供されているため、すぐに利用することができます。
二つ目は、メンバー間でのタスク共有が簡単にできることです。担当してほしいメンバーをタスクにタグ付けするだけで、自動的に担当者に通知することが可能です。口頭やメールでタスクを割り振るより手間も少なく、素早く対応することができます。
三つ目は、タスク全体を俯瞰できることです。タスク管理ツールでは、各タスクの進捗状況を「未対応」「進行中」「完了」などのステータスで確認できるようになっているため、全体的な進捗状況を簡単に確認することができます。ガントチャート機能がついているものもあるため、期日に対する進捗や各タスク間の関係を確認することが容易になります。
タスク管理ツールを選ぶときのポイント
数多くあるタスク管理ツールの中から一つを選定するには、ツールに使用できる予算、ツールを使用するメンバーの人数、使いたい機能、実際に使ってみた感触等の項目の中から決めて決定します。ここではいくつかの観点からおすすめのツールについてご紹介します。
使いやすさで選ぶなら
初心者でも使いやすいツールは「todoist」です。タスクが日付順に並んでいるので、実施する特定の日に新しいタスクを作成し、期限・場所などの要素をタグとして各タスクに追加していくだけのシンプルな構成です。できるだけ簡単にタスクを管理したいという方におすすめできるツールです。
特徴的なサービスで選ぶなら
特徴的なサービスとしてお勧めできるのがjootoです。
jootoは工程管理でよく使われるガントチャートの機能を提供しており、各タスクの全体的な状況を見る際にとても役に立ちます。有料プランであるベーシックプラン（月額1,780円）以上のプランでガントチャートを利用することができます。
CRMツールなどとの連携性で選ぶなら
他ツールとの連携性に優れているツールはAsanaとTrelloです。
AsanaはSalesforceのようなCRMを含めた100種類以上のツールとの連携を可能としており、拡張性が非常に広いタスク管理ツールです。Asanaと連携可能なツールは以下のURLで紹介されています。
▼Asanaと連携できるツール一覧
https://asana.com/apps?missingtranslation=ja#i18n-404
TrelloもAsanaと同様にSalesforceを含む100種類以上のツールとの連携を可能としています。連携できるツールはこちらで確認することができます。
▼Trelloと連携できるツール一覧
https://trello.com/power-ups/all
現場のメンバーに試してもらう
ツールの機能性や実用性は、実際に試してみないとわからないものです。また、有料プランは一度契約してしまうと返金がされません。検討段階で特定のツールに絞るより、無料プランでいくつかのツールを実際に現場で使用する複数のメンバーに試してもらい、彼らの意見をヒアリングしながら最終的に一つのツールに絞るという方法が確実です。
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