HubSpotに関わらず、SFA / CRMの中にはさまざまな情報が保存されていますが、基本的な構造はどのシステムでも似ています。今回は、HubSpotにおいてはどのようにデータが構成されているのか、その基本的な仕組みについて解説していきたいと思います。
この記事の目次
HubSpotのデータ構成とは？オブジェクトの理解
HubSpotのオブジェクトとプロパティ01
HubSpotでは、主に以下の３つのデータを中心に構成されています。その３つが、
- 連絡先
- 企業
- 取引
です。この連絡先や企業、取引といったデータが入っているそれぞれをHubSpotではオブジェクトと呼びます。（他のシステムではタブと呼んだりもします）それぞれどういった情報が含まれているのかについて見ていきましょう
HubSpotのオブジェクト① – 連絡先 –
ひとつ目は連絡先です。連絡先＝コンタクトとも呼ばれます。その名の通り、個人に関する情報が含まれているオブジェクトです。SFA / CRMの世界ではすべては人の情報から始まります。交流会で名刺を交換した人、展示会で名刺を交換した人、自社のウェブサイトから問い合わせをした人、これらはすべて個人の連絡先です。自社とそれぞれの人（＝連絡先）のデータを起点にデータが構成されていくというのが、SFA / CRMの特徴とも言えるでしょう。
連絡先には、その人のEメールアドレス、電話番号、名前、住所、企業名などの個人情報をはじめ、ウェブサイトでの行動履歴やコンバージョン情報なども記録されています。こうしたさまざまな情報を元に連絡先をセグメントすることで、より自社のサービスを必要とする人を見極めることができるようになります。
HubSpotのオブジェクト② – 企業 –
ふたつ目は企業です。企業とはその名の通り、法人の情報です。HubSpotで特徴的なのが、連絡先のドメイン情報を元に独自のデータベースと照合し、企業情報を自動的に作ることができるという点です。他のSFA / CRMの場合、法人の情報は独自に作らなければならないことが多いのですが、HubSpotの場合は、独自のデータベースを持っており、その情報と照合して法人の情報を自動的に補記してくれます。
もちろん、自動的に企業を作らない設定にもできます。具体的にどのように設定するのか見ていきましょう。
右上の[設定]から[オブジェクト]を選択、その中にある[会社]へ進み[セットアップ]のタブを押します。するとその中の自動化という項目の中に[会社を作成してコンタクトに紐付ける]というチェックボックスがあるので、このチェックが入っていると、自動的に企業が作成されます。自動的に企業が作成されないようにするためには、このチェックボックスを外しましょう
HubSpotのオブジェクトとプロパティ02
また、企業名だけでなく、その企業に関する付帯情報も自動付与することができます。ここでいう付帯情報とは
- 年間売上高
- 業種
- 住所
- 従業員数
などです。ただし、こうした情報はあくまでHubSpot社が独自で収集している内容であるため、精度の高さには少し疑問があるかもしれません。また、情報はあくまで英語圏がメインなため、日本の企業の捕捉率は英語圏と比較して低いでしょう。
企業の情報をHubSpotのデータベースと照合して自動的に付与させるには、HubSpot Insightsという機能を使います。設定は先程の企業を自動的に作る際と同様に、右上の[設定]から[オブジェクト]を選択、その中にある[会社]へ進み[セットアップ]のタブを押します。するとその中の自動化という項目の中に[HubSpot Insightsデータベースを使用して各社のプロパティを入力]というチェックボックスがあるので、そのチェックボックスをオンにします。
HubSpotのオブジェクトとプロパティ03
HubSpotのオブジェクト③ – 取引 –
３つ目が取引です。取引は他のSFA / CRMだと商談や案件という名前で呼ばれている場合もあります。取引のオブジェクトは、案件をより効果的に進めるための取引ステージの管理や、売上管理などをすることができます。取引には以下のような情報が含まれます。
- 取引名
- 金額
- クローズ日
- 取引担当者
- 取引ステージ
- パイプライン
- 関連する企業
取引のオブジェクトは主にセールス部門が使うことになりますが、取引オブジェクトにおいて、案件の進捗管理、数値化を行うことで、セールスのプロセスの改善に寄与することができます。
HubSpotのその他のオブジェクト – チケット・カスタムオブジェクト –
上記以外にもHubSpotにはオブジェクトが存在します。そのうちの代表的なものがチケットです。チケットを利用するには、HubSpot Service Hubを契約する必要があります。チケットは、主にカスタマーサポート（もしくはカスタマーサクセス）が利用する機能で、顧客からの質問や問い合わせを部署内で共有するお問い合わせ管理システムです。
共通のアドレスを作り、顧客からのお問い合わせはそのメールに送るようにすることで、その共通アドレスに来た問い合わせをHubSpot内で管理することができます。チケット機能にて一元的に管理することによって、その情報を部署内で簡単に共有することができますし、そのチケットに対して、連絡先や企業、取引を紐付けることもできます。そうすることによって問い合わせが来た顧客との取引履歴や企業情報、問い合わせをしてきた人の情報を簡単に見ることができるので、よりスムーズに顧客の対応を行うことができるようになります。
さらにHubSpotにはカスタムオブジェクトというオブジェクトも存在します。これは、各サービスのエンタープライズプランを契約していることが条件にはなりますが、上記のオブジェクトには含まれない別のオブジェクトを独自に作成することができます。カスタムオブジェクトを利用することでより複雑な情報をHubSpot内で管理することができるようになります。その使い方はさまざまありますが、例をあげると以下のような使い方があります。
- サブスクリプションサービスの管理
- 代理店や販売パートナーの管理
- 車両の管理
- 事業所の管理
- ペットの管理
それぞれ、取引や連絡先に関連づけることで、より複雑な情報を管理することができるようになります。
HubSpotにおけるオブジェクトとプロパティの違い
HubSpotにおけるオブジェクトとは、上述の通り、特定の情報がまとまっている箱のことを指します。一方でプロパティは、その箱の中に入っている情報の項目ひとつひとつを指します。したがって、HubSpotのオブジェクトはたくさんのプロパティによって構成されている、ということが言えます。このプロパティは、他のSFA / CRMではフィールド、カラム、項目といった言葉で使われますが意味や位置づけは一緒です。
HubSpotを構築する際には、どういったデータ構成にするのかという視点でオブジェクトを考え、そのオブジェクトに対してどういった情報を付与し蓄積していくのか、そのプロパティを定義していくことが最初に求められます。その意味においても、オブジェクトとは何か？プロパティとは何か？という基本構造を理科しておくことが必要となります。
HubSpotを効果的に活用するなら株式会社トライエッジへ
HubSpotには、さまざまな使い方や活用方法があります。CRMの基本的な機能は無料で使用でき、自社の営業やマーケティング、カスタマーサービスの業務スタイルに合わせて、必要な要素だけで設計できる点が魅力です。
興味をお持ちの方は、ぜひ一度HubSpotソリューションパートナーの株式会社トライエッジにご相談ください。HubSpotの導入や運用はもちろん、その一歩手前の顧客情報整理や営業・マーケティングチームの構築からのサポートが可能です。
