Office365:多彩なソフトセットでコスト削減効果大

WordやExcelなどのOffice製品をお使いの方は多いと思いますが、Office365はご存知でしょうか。Office製品もクラウドベースで利用でき、大容量ストレージ、グループウェアとしての企業の導入も増えているようです。今回は、このOffice365の特徴、使い方、拡張性についてご紹介していきます。その他の文書作成ツールとどのような違いがあるか、業務フローがどう変化するのかにも触れていますので参考にしてみてください。

 

Office365とは?

引用:https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/1/1c/Microsoft_Office_365_Logo.jpg

Office365は、特定のドキュメントツール/ソフトウェアではありません。
Word、Excel、PowerPoint、Outlookなど、多様なOffice製品をクラウド上で利用や管理ができるサブスクリプションサービスです。クラウドなので提供されているツールをインストールしなくても利用できます。もちろん、インストールして同期活用することも可能です。

インストールして個別に活用する従来のOffice製品と比較しても、さらに使い勝手が良くなります。特徴的な機能については、このあとの項目で具体的にご紹介していきます。

 

Office365の特徴や使い方

引用:https://www.office.com/?omkt=ja-jp

マイクロソフトOfficeのドキュメントツールは、Wordだけではありません。
ここでは、それらドキュメントツールをOffice365で使う場合とPC上で個別に使うときでは、どのような違いがあるかにフォーカスして機能を説明していきます。

 

5種類のドキュメントツール

Office365で使えるドキュメントツールは、4種類です。
Wordの文書、Excelのブックやアンケート、PowerPointのスライド、OneNoteのノートブックです。個別にそれぞれのソフトを購入してインストールする必要はありません。

 

クラウドベースで一括管理

上記の多種のドキュメントツールは、別々に管理していると参照するときに開いたり閉じたりするのが面倒です。Office365ではSharePoint機能により、これらをクラウド上の同じ画面で一括管理できます。

 

場所もデバイスも問わない

クラウド管理なので、いつでもどこにいても編集や閲覧をすることができます。マルチデバイスに対応しているので、パソコン、タブレット、スマホでも操作できます。

 

共有もリアルタイム

どのファイルも、シェアボタンと相手の情報を入力するだけで共有できます。

共有するか共有しないかは、ユーザーごと、ファイルごとに細かく線引きできます。共有される場合は、更新情報もリアルタイムに反映されます。

 

Office365グループ

あらためて共有処理をしなくても、Office365のグループ機能を使えば、グループ内のメンバーでファイルや資料の共有ができます。プロジェクトなどメンバー単位での業務に便利です。グループ内で一つのWEBサイトを作成、閲覧、情報共有しているような活用イメージです。

 

Office365の運営会社について

引用:https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/e/eb/Microsoft_Store_logo.svg

Office365は、マイクロソフト社が提供しているサービスです。WindowsのOSを提供していることは皆さんご存知ですよね。その他、ラップトップSurfaceシリーズ製品からソフトウェア製品やアプリ、エンターテイメントxboxなどの開発・販売を手がけています。
また、Officeスイートや、オンライン広告プラットフォーム、BingやMSNを展開し、ビジネスシーンの効率化にも貢献している企業です。

 

その他ツールとの連携・拡張性

引用:https://pixabay.com/photo-2850277/

Office365で連携できる外部ツールは、多種多彩で数えきれないほどあります。
Office365の普及率が高いため、周辺ツールを手掛けるベンダーが追いかけて連携を可能にするという流れが高まっているようです。

1対1から1対多数まで、Skypeを使ったミーティングも可能です。また、営業支援ツールのSenses、顧客管理ツールのZohoCRMなどとの連携も可能です。

 

Office使用の業務をさらに快適効率化!

引用:https://www.microsoft.com/ja-jp/p/windows-10-home/

Office365は、定額のサブスクリプションサービスです。機能が多彩なので、独特の要望にも対応できる可能性が高いツールです。
しかし、その多彩さゆえ、有効な機能やツールを探し出すことが必要となります。1ヶ月の無料期間を有効活用して、便利な活用フローを構築されてみてはいかがでしょうか。

弊社トライエッジでは、業務の効率化や、営業・マーケティング活動の支援を行っています。業務の生産性をあげる方法を模索している方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。