前任者が突然の退職…急な退職や異動でも顧客情報を引き継げる秘訣は?

前任者が突然の退職。クライアントの名前も連絡先もわからないし、名刺も残っていない。もちろん引継書なんてない。

こういう時、会社でちゃんとデータをまとめておいてくれれば、困らずに済んだのに…

こんなお悩みありませんか?

前任者が突然退職することになり、こんな悩みに直面したことはありませんか?

前任者の担当連絡先、まったくわからない…

前任者は名刺をファイルに入れて管理していました。おそらく彼は、退職時にそのファイルを持ち帰ったのでしょう。

新しい担当者は、取引先に電話をかけようと思いましたが、連絡先がわかりません。会社の代表電話に連絡したものの、営業電話と誤解されているのかつないでもらえません。どうしたら連絡が取れるのか…

データまとめたファイルが行方不明…

  • 倉庫で必要な書類を探しているうちに平気で1〜2時間経ってしまった
  • エクセルのデータの保存先がわからない
  • Googleスプレッドシートのフォルダ名がわからず、検索できない

顧客や取引先のデータをまとめたファイルを探すのに時間がかかってしまった、あるいは見つけられなかった、そんな経験はありませんか?

引き継ぎに時間がかかりすぎる…

作業や顧客・取引先情報の引き継ぎに時間がかかってしまい、前任者の退職直前はほとんど引き継ぎ業務で時間が埋まってしまった、なんて経験をした人もいるかもしれません。営業であれば、得意先には一緒に訪問をして、挨拶をすることも必要です。

後任が見つかっていないから引き継ぎできない…

社内では仕事を引き継げるリソースがないし、今から求人募集をかけても退職に間に合わない。後任が決まらず引き継ぎができないまま前任者が辞めてしまった。

これもよくあるパターンかもしれません。

突然の退職も安心!Zoho CRMでデータをガッチリ管理!

前任者の突然の退職にも慌てないためには…

顧客管理専用のクラウドツールを使って、重要な顧客や取引先をしっかりと管理しましょう。

「Zoho CRM」を活用すれば、必要な取引先の情報もすべてこちらでチェックすることができます。

 

Zoho CRMなら…

顧客・案件情報の一元化ができる!

Zoho CRMで情報更新を行うと、リアルタイムで情報が反映されるため、ほかの担当者がいつでも最新情報にアクセスすることができます。

また、データがZoho CRMに一元化されるため、急な部署異動や退職が発生しても、情報の引き継ぎに時間をかける必要が無くなります。

CRM導入のメリット② 顧客情報・商談情報の一元化

2018.06.08

レポート機能で営業活動の報告や共有もらくらく

Zoho CRMの「レポート機能」を使えば、営業活動での報告や共有がさらに簡単になります。

あらかじめ抽出条件を設定したレポートを作成しておくと、データが更新されるごとにレポートもリアルタイムでアップデートされます。そのため、営業活動の進捗状況も、レポートを見れば一目でわかります。都度情報を相手に引き継いだり、報告したりといった作業も不要になります。

CRM導入のメリット③ 営業報告・共有の効率化

2018.06.10

ワークフロー機能で業務フローの仕組み化も

Zoho CRMの「ワークフロー機能」では、フローの仕組み化を行うことができます。そのため、退職や異動により新たにジョインしたメンバーにも、ワークフロー機能を使って報告のタイミングや頻度を習慣化させることができます。

マネージャーや周りのメンバーも、各担当者の進捗はZoho CRMを見ればすぐに確認ができるため、報告し忘れなどによる抜け漏れを防ぐことができます。

CRM導入のメリット④PDCAサイクルの見える化・仕組化

2018.06.14

でもZoho CRMの導入や移行って難しそう…

ここまで読んでいただき、Zoho CRMのメリットは伝わりましたでしょうか?

「でも、社内にシステムに詳しい人がいないし、導入が難しそう…」

「すでに別のツールを使ってるんだけど、移行ってできるの?」

そう思った方は、ぜひ弊社トライエッジにご相談ください!

 

トライエッジなら…

貴社担当者と二人三脚で導入・移行をサポート

トライエッジは、貴社の営業責任者や担当者と二人三脚で、Zoho CRMの導入をサポートします。

すでに別の顧客管理ツールを使っているという方も、ご安心ください。現在の状況を弊社コンサルタントが拝見し、貴社にベストな顧客管理方法をご提案いたします。

ツールの導入設計やデータの移行作業までがトライエッジのサービスではありません。Zoho CRM導入後も、皆様が安心してツールを活用できるように、運用保守のサービスも行っております。

名刺デジタル化サービスで顧客管理を集約

営業活動をしていると、どんどん増えていく紙の名刺。これを活用しない手はありません。

トライエッジでは、紙の名刺をデジタル化し、Zoho CRMアカウントに取り込むオプションのサービスも行っています。

都度名刺の情報をデジタル化しておけば、突然の異動や退職が発生した場合も、顧客情報が「担当者一人のもの」ではなく「営業チーム全員のもの」として共有されているため、焦る必要はありません。

顧客情報を使ったメールマガジン送信・作成サービスも

トライエッジでは、Zoho CRMで一元化した顧客情報を使って、メールマガジンの送信や作成を行うサービスも行っています。

せっかく顧客情報をツールで一元化したのなら、引き継ぎや情報共有のためだけではなく、営業活動にも積極的に使っていきたいものです。

顧客情報を有効に活用したいとお考えの方は、ぜひこちらもご相談ください。

このページで無料アカウントを作っていただいた方には、トライエッジのZoho CRM担当者が貴社の課題をヒアリングさせていただきます!

まずは無料アカウントを作ってみませんか?

Zoho CRMでアカウントを作成すると、有料プランを15日間お試しすことができます。

試用期間を過ぎても無料アカウントとして使用することが可能ですので、もし興味がありましたら、ぜひアカウントを開設して体験してみてください。