営業活動をする際、情報の共有や検索、集約など、本来必要ではない作業に時間を多く取られているという担当者も多いかもしれません。顧客の情報や、商談の記録は、一つのツールで一元化して管理すると、スムーズに作業をすることができて理想的です。今回は、CRMを導入する上で最大のメリットとも言える「顧客情報」や「商談情報」の一元化について考えてみましょう。

情報が一元化されていないと・・・

営業活動において、会議や商談にパソコンを持ち込む人も増えてはきましたが、ローカル環境で情報更新を行っている人も多いのではないでしょうか。たとえば、Excelなどのファイルで各部署用または個人用の営業リストを作成し、顧客情報の更新や営業活動のメモ書きをするなどの方法です。また、ノートに手書きでメモを取っている人も多く見かけます。

しかし当然ながら、個人の環境に保存した情報を社内で共有するには、共有のための作業が必要となります。手書きでメモを取っていた場合、メモから要点をピックアップして改めてパソコンで書き起こす必要も出てきてしまいます。

そして、そのメモを社内の共有フォルダなどにアップしたり、報告用のツールにコピーしたり、あるいはメールで誰かに送信したりします。従来はそのような報告方法が一般的だったのではないでしょうか。

貴社トータルの営業対象顧客数、すぐに回答できますか？

先ほど挙げた状況だと、個々がローカル環境でメモを取ったものを改めてアップロードするため、社内で共有するにはどうしても時間差ができてしまいます。そのため、リアルタイムで正確な顧客の件数や状況を把握することは難しくなります。

工数が多い分抜け漏れも多くなり、会社として顧客数、売上、営業進捗などの数字が正確ではない状態となってしまいがちです。

そしてこのような管理方法だと、営業対象の顧客数をとっさに聞かれたとき、正確な数字を答えることすら難しいかもしれません。

一元化されていない情報は集約が困難

従来の管理方法では、もう一つ課題として考えられることがあります。それは、顧客情報や商談情報を会社の資産として確実な形で蓄積できないことです。

「担当者が変わった」「クライアントの業務方針が変わった」など、既存情報を更新しなければならないシーンはわりとよくあります。各担当者が手元の紙やローカル環境のExcelファイルなどで都度更新をしていても、それが社内で使用している顧客データベースにも反映される仕組みや運用ができていないと、会社の情報資産として蓄積されていきません。これは、非常にもったいないことですよね。

また、過去の情報を調べて分析したい時、ファイルが個々のローカルに散らばっていたり、管理しているフォルダやツールが複数に分かれていたりすると、情報を集約するだけでかなりの時間を要してしまいます。

CRMを使えば急な組織変更や異動の顧客引継ぎもスムーズ

営業活動にCRMを導入する最大のメリットは、「顧客情報の共有がスムーズになること」といっても過言ではありません。CRMを使えば、個々で管理していた顧客情報を一つのデータベースに集約することが可能です。

CRM導入でリアルタイム更新、作業工数の削減にも

CRM導入後、ローカル環境でメモを取る習慣を廃止し、それぞれの担当者がCRMに直接情報を書き込んだり修正したりするようにすれば、顧客の情報がリアルタイムで更新されていきます。

従来の方法では必須だった情報の「共有」「アップロード」などの作業も不要となり、営業担当の生産性アップにもつながります。

情報の一元化で分析や引き継ぎもスムーズに

顧客情報の一元化により、過去の顧客データの集計や分析をスムーズに行えるようになります。そのため、膨大なデータの中から顧客情報を集約することに時間を割く必要がなくなり、分析やその後の戦略を考えることに時間を使えるようになります。

さらに、顧客情報がCRMによって一元化されていれば、社内で急な異動や組織変更があっても、必要な情報を最新の状態で新しい担当者に引き継ぐことができます。これまで引き継ぎの抜け漏れによって起こっていた営業の機会損失を防ぐことにもつながります。

CRMによる情報の一元化で営業活動の生産性をアップ！

営業活動にCRMを導入すると、これまで個人のローカル環境でバラバラに管理されていた顧客情報が、一つのツールに一元化されます。

それにより、これまで共有や情報の更新などにかかっていた作業が削減されるだけでなく、引き継ぎや過去のデータ分析なども容易に行えるようになります。さらに、必要なデータを会社の財産として確実に蓄積することができるようになっていきます。

営業担当の生産性や効率をアップさせ、より高い成果を期待することができるCRM。弊社では、こうしたCRM / SFAの導入による情報の一元化についてもコンサルティングを行っております。情報管理にお悩みの方は、ぜひご相談ください。