営業活動にCRMを導入すると、日々の活動報告や情報共有、データの加工や分析などの作業が格段に効率化され、担当側、マネージメント側の双方に大きなメリットがあります。前回の記事では、顧客やクライアントの情報を一元化することについてご紹介しました。今回は、そうして一元化した情報の共有や集計に役立つ「レポート機能」にスポットを当ててご紹介します。
この記事の目次
意外と時間がかかる、情報共有やデータ抽出
これまで、部署内外での情報の集約や共有、データの抽出にも時間を要してしまいがちだった、という人も多いのではないでしょうか。
情報が一元化されていないと、各担当の報告や提出のタイミング、情報が集まっている場所もバラバラで、見たいときに見たい情報にアクセスすることすら困難となってしまいます。また、情報を更新する際も、共有作業に1ステップが必要なため、メンバーに共有されているデータベースの情報が最新ではないという状況が発生してしまいがちでした。最悪の場合、更新されずにそのままということも起こり得ます。
よく聞くシチュエーションとしては、定例会議のたびに各担当に目標の進捗を集計させ、表やグラフに加工させるなどの作業を行わせていた、という管理職・マネージャーの方も少ないくないかもしれません。しかし、当然ながら、これらの作業を行うには、毎回まとまった時間が必要となってしまいます。週1回の会議のために30分など、1回はそこまで長い時間ではなかったとしても、1ヶ月では2時間、年間では24時間と、積み重なるとかなりの時間を損失してしまっていることになります。
情報共有やデータ抽出に役立つ！CRMのレポート機能
面倒でかつ定期的に発生する、情報の集約や共有、データ抽出などの作業。ここで力を発揮するのが、CRMの「レポート機能」です。
レポート機能とは、CRMに入力された情報を、所定の条件で抽出・一覧化して表示できる機能のことです。具体的にどのような点が効率化できるのか、Zoho CRMを参考に詳しく見ていきましょう。
「共有」の概念自体がなくなる！ 常に最新の情報が共有される「レポート機能」
1回数分の作業ではあるものの、積み重なると面倒で、忘れられてしまうこともある情報の共有・更新作業。Zoho CRMのレポート機能を使うと、各々がCRMに入力したものが自動で更新されていくため、「共有」という概念自体がなくなります。
より快適に使用するには、下記の2つを決めておきましょう。
- どんな情報を集めるかをあらかじめ決め、設定しておく
- 「毎日○時までにCRMにその日の営業報告を入力する」などのルールをチーム内で決めておく
この2つを決めておけば、提出や報告などの作業を義務付けなくても自動的にその日のレポートが更新された状態になり、情報共有もこの時点で完了です。あとは、CRMにアクセスさえすれば、必要に応じて条件ごとに抽出されたデータを見ることができます。
会議のためのデータ収集も「レポート機能」でここまで効率的に！
Zoho CRMのレポート機能を使えば、これまで時間がかかっていた情報の集約やデータの抽出も、容易に行うことができます。たとえば複数人がアタックしていたり、時系列がバラバラになってしまっていたりした顧客情報も、条件を入力するだけでスマートにデータを取得することができます。さらに、表やグラフなどの形でデータを抽出することも可能です。
会議や商談でも、CRMによって作成したレポートを見ながら進捗の確認や議論をすることで、会議の生産性も向上します。会議前に「事前にこのレポートを見ておいて」と参加者に連絡をしておけば、会議の進行もよりスムーズですね。
これらのレポート機能で得られる情報をこれまで手動で各担当者に作らせていたという会社もあるでしょう。その場合、データの集計にかかっていた時間を大幅に短縮することが可能です。従来では、データの抽出や加工に時間を要してしまい、そのデータを元にどんな考察が得られるか、どんな改善策が考えられるかなど、肝心な部分に時間を割けていなかったというケースも少なくないかもしれません。
データの集計や加工などの定型でかつある程度工数のかかる作業をCRMに任せることで、より人間の思考力が必要となる部分に十分なリソースを割くことができるようになり、あらたな営業戦略の立案や営業活動の生産性の向上も期待できます。
CRMのレポート機能で営業の生産性が飛躍的に向上！
営業活動にCRMの「レポート機能」を使用すると、情報共有やデータの集計が格段に楽になります。
これにより、必要なデータを必要なときに素早く取り出すことができるようになり、現状の進捗把握や先々の施策にも役立てることができます。トラブルが発生しそうなときも、レポートからいち早くその兆候をつかむことができるかもしれません。
さらに、データの集約や集計、加工などの面倒な作業をCRMによって短縮することができるので、営業担当やマネージャーは、営業の仕事の本質的な部分ーー商談や、戦略の設計、新しい施策へのチャレンジなどにより多くのリソースを割くことが可能になります。
CRMの導入を検討されている人は、ぜひ、自社の営業担当がこの「レポート機能」を導入することでどう生産性が向上するかも想像してみてください。CRMのメリットがより明確に伝わるのではないかと思います。
弊社では、CRM / SFAの導入による営業活動の生産性向上や、レポート機能のカスタマイズ方法などについてもコンサルティングを行っております。お気軽にお問い合わせください。
