Zoho Cliqで定期的にZoho CRMのレポートを配信する方法

昨今、メールによるコミュニケーションの代わりとしてビジネスチャットツールが有名になってきています。特に日本においては、Slackやチャットワークなどを利用している人も多いのではないでしょうか？こうしたビジネスチャットツールはメールと比較して即時性に優れており、スピーディにコミュニケーションをとることができるため、コミュニケーションの円滑化を図る狙いで導入する企業が増えてきています。

弊社が代理店として取り扱っているZoho製品の中にもZoho Cliqというビジネスチャットツールがあります。Zoho Cliqは40種類以上あるZoho社製のビジネスアプリケーションのひとつで、他のZoho製品との相性も抜群です。Zoho CRMで顧客の情報管理や営業活動の記録を行い、その状況を定期的にZoho Cliqを使って情報発信を行うことで、ビジネスをより機動的に進めていくことが可能です。

しかし、毎日同じメッセージを配信する作業はある意味単純作業であり、社員がその作業をしている以上、忘れてしまうことも出てきてしまいます。Zoho Cliqにはスケジューラーという機能があり、定期的な情報発信をある程度自動化することができます。自動化することによって、より社員はそれ以外の仕事に集中することができ、生産性向上に繋がるのではないでしょうか？

今回はこのZoho Cliqを使ってZoho CRMのレポートを定期的に発信する方法について解説していきたいと思います。

無料で使用できるZoho社のビジネスチャットツール「Zoho Cliq」とは？

Zoho Cliqとは、Zoho社が提供するビジネスチャットツールでSlackやチャットワークなど、メールではない即時性の高いコミュニケーションツールです。ビジネスチャットツールは特にリモートワーク（テレワーク）が推奨される昨今、導入する企業が増えてきており注目が集まっています。

Zoho Cliqはメッセージによるチャットのやりとりに留まらず、ビデオミーティングを実施したり、特定の話題だけに絞ったグループ（部屋）を作ったりすることができ、より社員同士が円滑にコミュニケーションを図ることができるように設計されています。またZoho Cliqは無料プラン、有料プランの２つが用意されており、基本的な機能についてはすべて無料プランで利用することができます。有料プランについても月額¥108 / 1ユーザーと他のビジネスチャットツールと比較しても安価に設定されております。

無料プランと有料プランの違いは主に以下の点となります。

※その他Zoho Cliqの無料プランと有料プランの比較はZoho社のページをご確認ください

Zoho CliqはZoho CRMなどのZoho社アプリケーションとの相性が抜群

Zoho Cliqを導入する大きなメリットのひとつがZoho社のその他のアプリケーションとの相性が良いという点です。

例えば、Zoho CRMとZoho Cliqを連携させると、

・Zoho CRMで商談が新しくできたら、Zoho Cliqに通知する
・Zoho CRMで商談が失注のステージになったら、Zoho Cliqに通知する

というようなことができます。このように、Zoho CRMの商談や取引先の状況に合わせてZoho Cliqに通知を飛ばすことによって、自動的に情報共有がされるようになり、社員が個別に関係者に連絡する必要がなくなり、より本質的な業務に集中することができるようになります。

ちなみに、Zoho CliqはZoho CRM以外にも、Zoho Project、Zoho Connect、Zoho Formsなど多くのアプリケーションと簡単に連携することが可能です。

Zoho Cliqを使って定期的にZoho CRMのレポートを配信する方法

さて、ここからは、Zoho Cliqを使って、Zoho CRMのレポートを定期的に自動配信する方法について解説していきたいと思います。この定期的な自動配信は以下のようなシチュエーションに有効です。

それでは、どのように設定していくのか解説していきます。今回は以下のような内容で設定を行っていきたいと思います。

• Zoho CRMのレポートを毎日朝９時に「KPI」というチャンネルに配信したい

1.Zoho CRMのレポートを用意する

まずは定期的に配信を行いたいZoho CRMのレポートを用意します。このレポートはどんなレポートでも構いません。ただし、１点だけ気をつけるべきことがあります。
それは、

レポートのリンクURLが変わらないこと

です。定期的な配信は同一のメッセージを発信しますので、レポートのURLが配信のたびに変わってしまうと同一のメッセージではなくなってしまいます。この点は注意しておきましょう。

Zoho CRMのレポートのURLは以下のようにレポートを開いた状態のURLを指します。

Zoho CliqでZoho CRMのレポートを定期的に配信する_01

2.Zoho Cliqで定期配信の設定を行う

次に、Zoho Cliq上で定期配信の設定を行います。

まずは、Zoho Cliqを開き、右上にある自分のアイコンをクリックします。

Zoho CliqでZoho CRMのレポートを定期的に配信する_02

すると、以下の画面のようなメニューが出てきます。その中にある「ボットとツール」を選択します。

Zoho CliqでZoho CRMのレポートを定期的に配信する_03

次に左のメニューから「スケジューラー」を選択します。

Zoho CliqでZoho CRMのレポートを定期的に配信する_04

すると、右上に「スケジューラーの作成」というボタンが出てきますので、こちらを押下します。

Zoho CliqでZoho CRMのレポートを定期的に配信する_05

するとスケジューラーの設定画面が出てきますので、こちらに沿って、スケジューラーの設定を行っていきます。

• 名前：スケジューラーの名前を決めます
• 詳細：スケジューラーの詳細を記載します。どのような目的、内容のスケジューラーなのかを記載しておくことによって、あとで見返した際にわかりやすくなります。
• 頻度：スケジューラーを配信する頻度を決めます。下記の画面では毎週月〜金曜日に配信する設定をしておりますが、平日に毎日配信したい場合はこのような設定が良いでしょう。ただし、祝日などは加味されていないため注意が必要です。

最後に上記3点の記載が完了したら右下のボタン「コードの保存＆編集」ボタンを押します。

Zoho CliqでZoho CRMのレポートを定期的に配信する_06

すると以下のようなプログラムを入力するような画面が表示されます。Zohoでは主にDelugeという独自言語を利用するのですが、その言語に則って命令文を記載する必要があります。
※わからない方は無理に理解する必要はありません。

以下のプログラムをコピーして貼り付けてください。

zoho.cliq.postToChannel("チャンネル名","メッセージ");

• チャンネル名：Zoho Cliq上のチャンネル名を入力します。
• メッセージ：配信したいメッセージを入力します。

このメッセージの部分に先程用意したZoho CRMのレポートURLを記載します。

Zoho CliqでZoho CRMのレポートを定期的に配信する_07

以上で設定が完了となります。

Zoho CliqはZoho CRMと組み合わせて使うことによって、より営業その他の状況のアップデートを即時知ることができ非常に便利です。また、今回のように定期的に行っている作業などをうまく工夫することで作業自体を自動化でき、より従業員がクリエイティブな仕事に時間を使うことができるようになります。

弊社トライエッジでは、Zoho CRMの最初の構築のみならず、日々の運用も含めてサポートします。「Zoho CRMを導入したものの、うまくデータを活用できていない」とお悩みの課題がありましたら、ぜひお気軽にご相談ください！