Zoho CRMはExcelやcsvのデータをインポートできるため、大量の顧客データも一括で登録可能です。しかし、データに不備があるとインポートがうまくいかないケースも散見されます。この記事では、Zoho CRMでデータインポートをする際に必要となる設定や注意すべきポイントを分かりやすく説明します。
この記事の目次
Zoho CRMにExcelやCSVデータのインポートをするとき重要な3つのポイント
Zoho CRMへのデータインポート機能は、CSVやエクセルにまとめた大量の顧客データを一括で登録できる非常に便利な機能です。しかし、データに不備があったり、CRMとExcel・CSVデータの項目に差異があったりすると失敗してしまい、つまずいてしまう方も多いようです。
ここでは、Zoho CRMにExcel・CSVデータをインポートする際に重要なポイントを、3つに分けて紹介します。
ポイント①：Zoho CRMの「必須項目」を必ずインポートデータに入れる
Zoho CRMでデータのインポートを行う際には、Zoho CRM（見込み客・取引先・商談等）で「必須項目」になっている項目を必ずインポートデータにも入れるようにしましょう。
Zoho CRMの必須項目は、顧客データの新規登録画面で確認できます。顧客データ一覧画面の右上にある新規作成ボタン「＋」をクリックすると新規登録画面が表示されます。その中で、枠の左端が赤くなっている項目が「必須項目」です。以下の画面イメージでは”姓”の項目が必須項目に該当します。
そのため、下記のZoho CRM「連絡先」のタブに自社の顧客データをインポートする場合、インポートデータの中に”姓”の列を用意する必要があります。
ポイント②：インポートデータの項目名はZoho CRMと合わせておく
Zoho CRMでデータのインポートをする際、Zoho CRM内にある項目とインポートするデータの項目を突合する作業があります。インポートするデータの項目名をあらかじめZoho CRMの項目名に合わせておくと、非常にスムーズにその作業を進めることができます。
実際のサンプルデータをもとに解説します。下記画像CSVデータからZoho CRM「見込み客」タブにデータをインポートして登録します。
CSVデータからZoho CRM「見込み客」タブに登録したい項目は、以下の通りです。太字がZoho CRMでの項目名、（）で括ったものが元データでの項目名です。
- 会社（法人名）
- 見込み客名（担当者氏名）
- 電話番号（Tel）
- メール（Mail）
- Webサイト（会社URL）
- 従業員数（社員数）
CSVデータ
Zoho CRM「見込み客」タブのデータ
この場合、「CSVデータ」「Zoho CRM見込み客タブのデータ」双方に会社名や電話番号等のデータがありますが、項目の名称が違うので、このままインポートするとエラーが起こったり項目のズレが発生したりする原因になります。
以下のように、インポート作業を行う前にCSVデータの項目を合わせておくと、インポート時の作業が短縮され、かつ正確に設定ができます。
ポイント③：プルダウンやチェックボックス項目は注意が必要
Zoho CRMの項目がプルダウンでそこにインポートでデータを登録したい場合、Exsel・CSVデータ（以下元データ）の値をZoho CRMの項目の選択肢と同じものに揃えておく必要があります。
たとえば、「見込み客のデータ元」にデータをインポートしたい場合は、選択肢にある「広告」「電話営業（コールドコール）」「社員からの紹介」「外部からの紹介」「オンラインショップ」のみを元データに記載しておく必要があります。（下記画像参照）
また、インポートしたい項目がチェックボックスの場合、スムーズにインポートを行うには元データを編集しておく必要があります。Zoho CRMのチェックボックス項目にチェックをつけたい場合は”TRUE”、空欄にしたい場合は”FALSE”と元データに記載しましょう。
プルダウンとチェックボックス項目を含めたインポートデータの作成イメージは以下の通りです。
Excel・CSVからZoho CRMへのデータインポートはインポート前のデータ精査が重要！
顧客データをExcel・CSVからZoho CRMにインポートする際は、この記事で解説したように元データの項目精査が重要です。インポート作業の前にこれらを行うと、Zoho CRMへのデータインポートを失敗なく正確に進められます。
Zoho CRMへのデータインポートがスムーズに行われると、Zoho CRMで管理する顧客情報の質と量が担保され、効果的にZoho CRMを運用することが可能になります。Zoho CRMのデータインポートは直前に行ったインポート自体の取り消しが簡単にできるので、思い通りにデータをインポートできるまで何度か練習をしてみるのも良いでしょう。
Zoho公式販売代理店のトライエッジでは、Zoho CRMの導入・運用のお手伝いをしています。記事でご紹介したデータインポートの代行やサポートももちろん行っております。相談は無料なので、ZohoやCRMにご興味のある方はぜひお気軽にお問い合わせください。
