Zoho CRMのワークフロー・テンプレート機能を使って、メールやSlack・Zoho Cliqへの通知連携をしよう

【最終更新:2020年11月16日】

Zoho CRMで作成したWebフォームをWebサイト上に組み込むことで、フォームに送信されたデータを自動でZoho CRMに登録することができます。

ただし、Webフォームの作成画面上では、Webフォームから問い合わせがあった際、その通知をメール等で関係者全員が受信できる設定を行う機能がありません。したがって、メール等で問い合わせがあった旨を社内で共有したい場合は、別途Zoho CRM上で設定を行う必要があります。

その際に使う機能が、「テンプレート」「ワークフロー」という機能です。

この「テンプレート」「ワークフロー」という機能を利用することによって、Webフォームから問い合わせがあった際、メールやチャットツール(SlackやZoho Cliq等)で社内の関係者に通知を行うことが可能となります。

Zoho CRMのWebフォーム機能を使って、問い合わせ管理や資料請求管理などを行う際は、全員(もしくはその通知を必要とする関係者たち)が通知を受け取れるよう設定することをお勧めしています。

今回は複数のメールアドレスやチャットツールへWebフォーム受信通知を送信する設定方法を説明します。

 

Zoho CRMのテンプレート機能・ワークフロー機能とは?

テンプレートとは?

繰り返し利用する書式を保存したり、Zoho CRM内の項目にあるデータを引用して文面を作成することも可能です。ワークフローに組み込むことで、事前に設定した内容でメールを送信できるようになります。

ワークフローとは?

Zoho CRMのワークフローという機能は、指定した条件が満たされたときに実行される一連の処理(メール通知、タスクや項目の更新)のことです。ルールが実行されると、メール通知の送信、タスクの割り当て、データの特定項目の更新などのプロセスが自動化されます。

例えば今回の例だと、「問い合わせフォームを通じてZoho CRMに見込み客が設定されたらメールで通知する」ということがワークフローということになります。

無料で使用できるZoho社公式のチャットツール「Zoho Cliq」や「Slack」への通知設定はこのワークフロー機能から行います。

 

メール通知用のテンプレートを作成する

まずはじめに、メール通知用のテンプレートを作成します。メール通知の文面は自由にカスタマイズできるため、フォームで受信した情報(例えば「フォーム送信者の氏名」「連絡先メールアドレス」「問い合わせ内容」など)をメールで確認できるよう設定することもできます。

画面右上の「設定」をクリックし、「テンプレート」をクリックします。

画像

 

メール」タブにチェックを入れた状態で「+新しいテンプレート」をクリックします。

+新しいテンプレート

 

タブの選択」において、フォーム作成時に指定した、受信データの取り込み先タブを選択し「次へ」をクリックします。(今回はフォームで受信したデータが見込み客タブに取り込まれるよう指定したため、「見込み客」を選択。)

メールテンプレート – 見込み客 –

 

使用したいテンプレートの上にカーソルを合わせ「選択」をクリックします。

テンプレートのギャラリー

 

テンプレート名」「メールの件名」を入力します。

文面の作成画面において「#(半角シャープ)」を入力すると、見込み客タブ内の項目を「差し込み項目」として呼び出すことができるので、Webフォームに設定した項目のうちメール通知で確認したい項目を追加していきます。(下記の画像では、差し込み項目として設定した項目が分かりやすいよう、文字色を青に変更しています)

作成が完了したら「保存」をクリックします。

テンプレート名+メールの件名を入力

 

」をクリックして保存先を選択し、「保存」をクリックします。

テンプレートの保存

これで、メール通知で使用するテンプレートの準備が完了となります。

 

ワークフローのルールの設定を行う

通知のトリガーとなる条件を設定する

画面右上の「設定」をクリックし、「ワークフローのルール」をクリックします。

ワークフローのルール

 

+ルールの作成」をクリックします。

ワークフローのルールの作成

 

タブ」でワークフローのトリガーとなるデータが存在するタブを選択し(今回はWebフォームで受信したデータを見込み客タブに取り込み、その情報をトリガーとするため「見込み客」を選択)、「ワークフロールール名」を設定し、「次へ」をクリックします。

トリガーとなるデータのタブを選択

 

次にワークフローの詳細を設定していきます。

「いつ?」の部分では「データを操作した時」にチェックを入れ、「作成」を選択し「次へ」をクリックします。

「条件(1)」の部分では「通知を行いたいWebフォームが受信したデータ」が通知のトリガーになるよう設定します。

条件に一致する見込み客」を選択し、「見込み客のデータ元」「が次の値と等しい」「“Webフォーム経由の見込み客に付与する”見込み客のデータ元項目」の3つを選択し、「次へ」をクリックします。

(Webフォームから送信されたデータをZoho CRMに登録する際、データの流入元(=「見込み客のデータ元」の項目)を自動で付与する設定をWebフォーム上で行っており、そこで設定した項目が付与されたデータ(今回だと「HPからのお問い合わせ」の項目)=Webフォーム経由のデータと判断し通知を設定する、という仕組みになっています)

ルールの設定

 

メール通知の詳細を設定する

「すぐに実行する処理」で「メール通知」をクリックし、通知の詳細設定を行います。

メール通知の設定

 

通知名」を入力し、「受信者・追加の受信者」にて、メール通知先のアドレスを設定します。

メール受信者の設定

 

受信者の選択」をクリックすると、Zoho内に登録されているメールアドレスを通知先として設定できます。

  • 見込み客タブ内に作成したメールアドレスの項目
  • Zoho CRMで設定したグループや役職
  • Zoho CRM登録ユーザーのメールアドレス

Zoho内に登録されているメールアドレスを通知先として設定

などを選択することができます。

Zoho内に登録されているメールアドレスを通知先として設定2

 

追加の受信者」で、Zoho CRM内に登録の無いメールアドレスを通知先として指定することができます。ここでメーリングリストのアドレスを通知先として設定すると良いでしょう。

通知先のアドレスは複数設定することができます。

通知に用いるテンプレートを指定するために、「テンプレートの選択」をクリックします。

先程作成したテンプレートをクリックし、「保存して関連付け」をクリックします。

差出人・返信先」アドレスを必要に応じて選択し、「保存して関連付け」をクリックします。

差出人の設定

テンプレートの選択

 

設定した内容の上にカーソルを合わせることで、詳細の確認や設定の編集が行なえます。

設定が完了したら「保存」をクリックします。これでメール通知によるWebフォーム受信時の通知設定は完了です。

ワークフローのルールの保存

 

Zoho Cliqへの通知を設定する

Zoho CRMとZoho Cliqの連携を行う

Zoho CRMとZoho Cliqの連携設定は「管理権限を持つユーザー」が行ってください。

設定」から「Zoho」をクリックします。

Zoho CRMとZoho Cliqの連携1

 

Zoho Cliqアプリの下にある「設定する」をクリックし、「有効にする」をクリックします。

Zoho CRMとZoho Cliqの連携2

Zoho Cliqを有効にする

 

ワークフローのルールでZoho Cliqへの通知設定を行う

設定」から「ワークフローのルール」を開き、「Cliqへの通知を追加したいワークフローのルール」、あるいは新規で作成する場合は「+ルールの作成」をクリックします。

(今回は先程作成したメール通知のワークフロールールに、チャットツールへの通知を追加していきます。

同一情報を複数の通知先へ通知設定する場合、トリガーとなる条件は同じため同一のワークフローのルール内に通知設定を追加することをおすすめします。

メール通知の設定画面において、引き続きチャットツールへの通知設定を行うことも可能です。)

ワークフローのルールを編集

 

+処理」をクリックし、「通知する」をクリックして「Cliq経由」を選択します。

Zoho Cliq経由での通知設定

 

メッセージ」で通知時のメッセージを設定し、「通知先」で「ユーザー・チャンネル」どちらに通知するかを選択します。(今回はチャンネルへの通知を選択しています)

チャンネル」で通知先のチャンネル名を選択し「保存」をクリックします。

Zoho Cliqの通知詳細設定

 

画面左下の「保存」をクリックし、設定完了です。

Zoho Cliqでの実際の通知画面がこちらになります。「データの表示」をクリックすると、Zoho CRM内のページが開かれデータの詳細を確認することが出来ます。

Zoho Cliqでの表示

 

Slackへの通知設定を行う

Zoho CRMとSlackの連携設定を行う

Zoho CRMとSlackの連携設定は「管理権限を持つユーザー」が行ってください。

また、設定で使用するSlackアカウントは削除する予定の無いアカウントを用いてください。連携設定に用いたSlackアカウントを削除してしまうと、通知のワークフローが機能しなくなるためです。

設定」から「すべて」をクリックし、右上の検索窓でSlackを検索するか画面をスクロールしSlackアプリを見つけます。

Zoho CRMとSlackの連携1

Zoho CRMとSlackの連携2

 

情報の詳細を確認しつつ、「Install」を2度クリックします。

Zoho CRMとSlackの連携3

Zoho CRMとSlackの連携4

 

Zoho CRMとSlackの連携5

 

Add to Slack」をクリックし、Slackの画面において「通知先として使用するワークスペースのURL」を入力し「続行する」をクリックします。

Zoho CRMとSlackの連携6

 

Slackにサインインし、Zoho CRMがSlackでアクセスできる項目の一覧を確認して、「認証」をクリックします。

Zoho CRMとSlackの連携7

Zoho CRMとSlackの連携7

 

こちらの画面が表示されたら、Zoho CRMとSlackの連携設定は完了です。

Zoho CRMとSlackの連携8

 

ワークフローでSlackへの通知設定を行う

基本的な設定の流れはZoho Cliqへの通知設定と変わりません。

設定」から「ワークフローのルール」を開き、「Slackへの通知を追加したいワークフローのルール」、あるいは新規で作成する場合は「+ルールの作成」をクリックします。

+処理」をクリックし、「通知する」をクリックして「Slack経由」を選択します。

SlZoho CRMとSlackの連携9

 

メッセージ」で通知時のメッセージを設定し、「通知先」で「ユーザー・チャンネル」どちらに通知するかを選択します。(今回はチャンネルへの通知を選択しています)

チャンネル」で通知先のチャンネル名を選択し「保存」をクリックします。

Zoho CRMとSlackの連携10

 

画面左下の「保存」をクリックし、設定完了です。

Slack実際の通知画面がこちらになります。「データの表示」をクリックすると、Zoho CRM内のページが開かれデータの詳細を確認することが出来ます。

Zoho CRMとSlackの連携11

 

ワークフローを使いこなして、フォーム受信通知を漏れなく受け取れるよう設定しよう!

複数名やチャットツールへのフォーム受信通知を設定しておくことで、見込みの高い顧客への対応を漏れなく迅速に行う体制を実現することができます。

また、ワークフロー機能を使うことでWebフォーム送信者へのメールの自動送信設定も行うことができます。

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