Zoho CRMを使っていて、ホームページなどから問い合わせがあった場合、そのままZoho CRMの見込み客としてデータが挿入されるとしたら、非常に便利だと思いませんか？

Zoho CRMでは、WEBフォーム機能を用いてホームページなどからの問い合わせの顧客情報をそのままZohoに組み込むことができます。今回はその方法について紹介していきたいと思います。

顧客からの問い合わせをZoho CRMに組み込む方法

Zoho CRM Webフォームの作成手順

まずは、Zoho CRMにログインし、画面右上の歯車マークの[設定]ボタンを押します。

すると、以下のようなセットアップの一覧画面になりますので、その中の[開発者情報]にある[Webフォーム]を選択します。

Zoho CRM Webフォーム01

Webフォームの種類を決定する

Webフォーム画面に遷移したら、Webフォームタブにある

• 見込み客
• 連絡先
• 問い合わせ

の３つのタブから作成したいタブを選択します。このとき、どのタブを選択したかによって、データの挿入先が決定されます。今回は、問い合わせをしてきた顧客に対して、今後営業を行っていくことを前提に[見込み客]としてデータをZoho CRMに挿入していきたいと思います。

Zoho CRM Webフォーム02

Webフォームの項目を設定する

次に実際のWebフォームの形を作っていくフェーズに移ります。左の[項目の一覧]からWebフォームを作るのに必要な項目を選択してください。この項目は事前に[見込み客]の箇所で項目を作成しておくことができます。事前に作成しておいた項目をここに表示させてWebフォームで見込み客に入力してもらうことができます。

また、フォントの種類や色、大きさ、背景の色、横幅の大きさなどの見た目を調整することができます。実際にWebフォームがどのように見られるかについては、[プレビュー]にて見ることができます。

一通りの設定が終わったら、[次のステップ]にすすみます。

Zoho CRM Webフォーム03

Webフォームの詳細ツールを設定する

なお、左側の項目の[詳細ツール]という項目では、ファイルのアップロードやキャプチャといった項目を追加することができます。

ファイルのアップロードでは、例えば、事前に顧客からヒアリングしておいきたい項目をアップロードさせるなどして、営業を効率化させることができます。
※もちろん、Webフォームに入力される項目が増えれば増えるほど、Webフォームを送信するハードルがあがります。したがって、こちら側が欲しいと思う項目を多く入れるのではなく、入力してもらう項目については必要最低限の項目にとどめ、見込み客がWebフォームを通して問い合わせをするハードルを極力下げるように心がけましょう。

キャプチャは、よくある文字列の羅列をフォーム送信者に入力させることによって、botなどの外部からの不正アクセスを抑止するために使われるものです。

Zoho CRM Webフォーム04

WebフォームのURLを設定する

次にフォームの詳細の内容を決定します。フォームを設置する先のURLが既に決まっている場合は[フォームを設置するURL]の項目にそのURLを入力しましょう。

例えば、都道府県に従って担当者を変更する、というようなこともできますし、問い合わせが来たら順番に営業マンに割り当てる、というようなこともできます。これなら、公平性を保つこともできます。

Zoho CRM Webフォーム05

通知に関するルールを設定する

この項目では、通知に関するルールを設定することができます。

• 見込み客の担当者に通知：上記で割り当てられたユーザーに対して、メールで新たに担当の見込み客が作成されたことを通知することが出来ます。
• 送信の確認：Webフォームの送信者に対して、自動返信をすることができます。問い合わせをしたら「ご登録ありがとうございました」などと来るメールのことです。これも条件によって、別の内容のメールを送る設定を作ることができます。
• 訪問者の追跡：Zoho Sales IQ（別システム）と連動させて、その見込み客がどれだけWebページを回遊したのか、どのページを見たのかなど興味度合いを図ることができます。
• 登録の承認：見込み客として登録してきたデータを一度確認した上で、承認したものだけを見込み客として登録することができます。Webフォームの特性上、いわゆる見込み客とはなかなかならない問い合わせなどが多い場合、こちらを設定しておくことによって、Zoho CRMの見込み客にデータ化される前に見込み客の選別を行うことができます。

すべての設定が完了したら[保存]ボタンを押します。

Zoho CRM Webフォーム06

Webフォームの埋め込みタイプを選択する

これで基本的なWebフォームの作成は完了となります。Zoho CRMでWebフォームを作成したら、次はそのWebフォームを貴社ウェブサイト内に埋め込むことが必要となってきます。

WebサイトにZoho CRMのWebフォームを埋め込むには3つの方法があります。正直、どのコードの形式を選択しても、見た目は大きく変わらない場合もあります。

• ソース：HTMLとCSSによる埋め込み
• 組み込み：Javascriptによる埋め込み
• iflame：iflameによる埋め込み

筆者のオススメは

ソース→組み込み→iflame

です。

Zoho CRM Webフォーム07

特にiflameを使った埋め込みに関しては、iPhoneなどのスマホ機種で対応していない場合もあり、表示がおかしくなる可能性があります。どうしてもiflameを使わなければならない場合は、必ず設定後にスマホで表示がおかしくなっていないか確認するようにしましょう。

さて、いかがでしたでしょうか？

Zoho CRMを活用したWebフォームはきっちり使いこなすと、問い合わせがあった見込み顧客をわざわざ手作業でZoho CRMに入力する必要がなくなります。これを活用しない手はないかと思いますので、ぜひとも、Webフォームのやり方を覚えてしまいましょう。

なお、自分のビジネスではどんなWebフォームを使ったら良いのか、がわからない場合は、ぜひ弊社にお問い合わせいただければ、軽々豊富な弊社コンサルタントが貴社ビジネスにあった方法を一緒に考えさせていただきます。

Zoho CRM Webフォームに関するお問い合わせ