Zoho CRMでは何ができる?基本的機能と使い方を解説

Zoho CRMでは何ができる?基本的機能と使い方を解説

Zoho CRMを使えば営業活動と顧客管理の簡素化が可能です。本稿ではZoho CRMで何ができるのか、基本機能や使い方を解説します。Zoho CRMは見込み客や商談の進捗も一元管理でき、連携や引継ぎも簡単に行え、営業の業務効率化に役立つツールです。

 

Zoho CRMの特徴と基本的な機能について

日常の営業活動に含まれる作業は多岐にわたります。見込み客の開拓からアプローチ、分析やその後のやり取りがあり、商談に進んだ案件では見積・受注・請求管理のほか、売上管理やフォローも欠かせません。良好な社内連携のためには報告や共有も必要です。各段階に付随する作業は、結構なボリュームでしょう。

日々の時間と労力を費やすそれらの作業は、Zoho CRMを使えば効率化できます。

まずは、Zoho CRMでどのようなことができるか、特徴や使い方をご紹介します。時短化・効率化できる要素をぜひ見つけてください。

 

情報の一元管理

Zoho CRMでは、営業活動に必要な情報をすべて一元管理できます。オフィスはもちろん、外出や訪問先、テレワーク時にも同じ情報の閲覧・編集が可能です。例えば、メール、電話、SNSやチャットなど見込み客とやり取りした履歴も、すべてZoho CRM上で閲覧できます。

営業担当や社内のメンバーが別々の場所にいても情報共有ができるため、連携対応もスムーズです。異動や退職などで顧客担当が変わる際の引継ぎも容易になるでしょう。

 

カスタマイズ

営業の状況把握といっても、部署や立場によって必要な項目は異なります。

Zoho CRMは、自社のニーズに合わせて項目を柔軟にカスタマイズできる点も魅力です。システム操作の専門知識がない方でも簡単に追加・変更が可能な設計となっており、複雑なCRMやSFAを導入して失敗した企業からの問い合わせや切り替えも増えています。

また、「自動化ツール」(ワークフロー)と「連携」により、高頻度で発生する定型業務の自動化も可能です。ある動作や作業をトリガーとしたワークフローを作成するなどのカスタマイズで一気に効率が上がります。

 

レポートやダッシュボードの作成

各営業担当が入力した日々の活動状況や顧客情報はダッシュボードで見える化されます。自動的に表やグラフに反映されるため、経営層や管理部門、マネージャーもいつでも状況把握ができるのです。

Zoho CRMを営業メンバー全員が使用すれば、各担当に都度確認をとる必要はなくなり、担当者もレポート資料を準備する手間が省けます。KPIをはじめ、商品ごと、担当者ごと、期間指定など、さまざまな角度からの分析レポートのリアルタイム閲覧が可能なため、その後の売上予測や検証に役立ちます。

 

Zoho CRM基本の4階層で何ができる?情報管理方法も解説

Zoho CRMでは、営業活動における基本の4つの階層「見込み客」「取引先」「連絡先」「商談」をタブで管理し、各階層を連動させて活用します。実際にどのような使い方ができるのか具体的に解説します。

Zoho CRM 設定編「全体概要と初期設定」③知っておきたい基本の4階層

2018.07.18

 

見込み客

ひと口に見込み客と言っても、関心や購入意欲はそれぞれで異なります。顧客獲得には、各見込み客の温度感に合わせたアプローチが必要です。そのためには、顧客情報の蓄積とこまめなコミュニケーションが欠かせません。

Zoho CRMは、既存の顧客情報も一括・自動登録が可能です。たとえば、Excel(CSV)からの一括インポートやコーポレートサイトからの自動取り込みにも対応しています。また、新規登録した見込み客の情報も効率的に更新・蓄積できます。

Zoho CRMの見込み客タブでは、以下のようなことも可能です。

  • 成約・購入見込みの高い顧客だけを絞り込んで効率的にアプローチ
  • 見込み客の関心度別、担当者別の集計レポート・グラフ作成
  • 見込み段階での小さな反応や変動も逃さず情報を蓄積
  • お礼やフォローなどのメールの一括送信
  • 商談や契約に進んだ際の取引先/連絡先へのステータス移行が容易

 

取引先

見込み客から進展があった顧客情報を「取引先」「連絡先」「商談」のタブに移行します。基本的には、見込み客のデータのうち会社情報は取引先、担当者情報は連絡先として引き継がれます。取引先タブには業界、業種、従業員数などを細かく登録しておけば、データの集計や分析にとても役立ちます。

法人の場合、複数の拠点や部署、担当者と関わりがあるケースも少なくありません。そのような場合も、連絡先タブのデータと連動させて管理できて便利です。また、支店や事業所を別々の取引先として拠点ごとに管理することもできます。

 

連絡先

上記の取引先の説明でも触れましたが、取引先タブは主に取引先企業の情報管理、連絡先タブは各取引先や顧客企業における各担当者の管理に用います。

同じ企業でも、部署や担当者が異なれば、電話番号もメールアドレスも異なることがほとんどでしょう。該当部署・担当者ごとに管理できるため、適切な部署や担当者に直接コンタクトを取りたいときに役立ちます。

部署やポジションによって関心ごとや響く内容が違うので、セールストークを考える上でも個人の内容は貴重な情報源です。このように、細かい担当者個々の情報を社内メンバーの誰もが把握できる点は、業務進行をスムーズにします。

 

商談

商談タブは、商談に入った段階で活用します。それ以前に行ったやり取りや知り得た情報については、取引先や連絡先タブに蓄積した情報が紐づくので移行などの作業は不要です。商談がスタートしたあとの細かい進捗もリアルアイムに蓄積・共有できます。

このほか、これまで蓄積した情報と商談進捗情報を元に、以下のようなことが可能です。

  • 商談に関わるタスク管理やアラート
  • 商談の内容に基づいた見積書などの書類作成
  • 売上目標に対する進捗状況の把握(見積+受注額で評価)
  • ヒアリングからの競合の存在把握
  • 次回以降の商談スケジュール

 

Zoho CRMの使い方を知り見込み客から商談までしっかり管理しよう

Zoho CRMは、自社の営業スタイルに合わせて項目を自在にカスタマイズできます。カスタマイズにプログラミングなどの専門知識は不要、見込み客から商談まで顧客の状況に合わせて管理ができる点が大きな魅力です。

Zoho CRMは、その使い方においても柔軟性と自由度に富むクラウドシステムです。しかし、使いはじめの設計やデータの移行には少々手間取ってしまい、うまく使いこなせていないという声も多く聞かれます。

顧客をExcelで管理している、あるいは他の顧客管理システムが使いこなせていないという方は、Zoho CRM公式代理店のトライエッジにぜひ一度ご相談ください。