【事例付き】展示会で獲得したリードの管理方法

　展示会で獲得したリードの管理は商談化を実現するために欠かせない要素です。しかし、どのように管理したらよいか分からなかったり、時間も手間もかかるという担当者様が多いのではないでしょうか。本記事では、展示会後のリード管理をスムーズにするポイントと、実際のリード管理事例をご紹介します。

展示会で獲得したリードを管理するポイント

展示会は、自社の製品やサービスを紹介する貴重な機会であり、多くのリードを獲得することができます。しかし、ただリードを獲得するだけでなく、その後のリードの管理をどのように行うか、ということも重要です。ここでは、展示会で獲得したリードを管理するためのポイントについて説明します。

あらかじめどのようなリードを獲得したいか決めておく

展示会で獲得するリードは、必ずしも数が多ければ良いというわけではありません。目的に応じたリードを獲得することが重要となるため、事前にどのようなリードを獲得したいかを決めておくことが必要となります。例えば、どういった業界や業種なのか、地域はどの範囲なのか（国内・海外）、どういった役職者が良いのか、企業規模（売上）はどのくらいが良いのか、といったような属性をあらかじめ決めて、展示会に参加するメンバーに共有をしておきましょう。
またこうした属性だけでなく、1日あたりどのくらいの名刺獲得をしたいのか、会話ができた人をどの段階まで持っていくのかなど具体的な行動まで落とし込めると良いです。

展示会ではヒアリングやアンケートで情報収集を行い、終了後にリードの仕分けを行う

展示会でより有効なリードを獲得するためには、ヒアリングやアンケートを行うことが効果的です。あらかじめアンケートを用意しておきノベルティと交換する、または、自社ブースで行う小規模セミナーの終わりにアンケートを配布し回収する、など名刺情報以外の顧客の情報を獲得する工夫を行います。自社の商品やサービスに対するニーズや興味を確認することで、展示会後にリードの仕分けをより効果的に行うことができ、それによって優先順位を決定することができるようになります。

CRMなどのツールを用いてリードを管理する

リードの仕分けまでが終わったら、情報を紙媒体のままにせず、データ化し、その情報をCRMなどにインポートします。CRMなどにデータをインポートすることでリードの情報を一元管理することができます。展示会で獲得したリードの情報は、過去の見込み客と重複している可能性もありますし、同じ展示会の中でも何人かで名刺交換をしている場合もあります。名刺のまま管理するとそういった情報が共有されず、複数の営業担当から同じ人にアプローチするなど、混乱が生じてしまいます。また、過去商談を行ったことがある見込み客の場合、そのときの状況を加味した上でコミニュケーションを取る必要があるため、そういった情報の把握のためにもCRMなどで一元管理するようにしましょう。

BtoBの製造業のリード管理事例

では、もう少し具体的にBtoBの製造業の例を挙げて見ていきたいと思います。
※個別の企業名について挙げることができませんのでその点はご了承ください

事例企業の概要

事例企業はBtoB向けに製品を販売している企業で、実際の製品をお客様に納入しています。納入できる地域は日本国内であれば特に地域は限定しておらず、全国どこでも可能です。納入先は主に工場を想定していますが、決裁者は必ずしも工場にいる担当者というわけではなく、本社からの指示において納入されるケースもあるし、本社と工場が検討して納入するケースもあります。
展示会には年に2回から4回ほど出展しており、ある程度大きなブースにて出展を行っています。この企業は、展示会の出展以外にもパートナーを活用しての案件発掘、アウトバウンドコール、ウェブ広告、自社ウェビナーなどさまざまな形でのリード獲得は行っているものの、有形商材であることもあり、実際に製品を見てもらえる展示会を重要な商談機会として捉えています。

リード区分を明確にする

展示会会場で名刺交換を行った際は、すぐに仕分けができるように以下のようにリード区分を行うようにしました。

• 直販見込み客
• パートナー候補
• その他（学生、競合、大学等）

また、直販見込み客の中でもどこまで話ができたのか、がわかるようにしました。具体的には

• 製品デモ獲得
• 面談獲得
• 情報収集段階

表にまとめると以下の通りとなります。

上記の表にしたがって、ABCそれぞれで対応者と対応方法を分けました。

• A：自社の営業担当者が対応し、製品デモの対応、面談の対応を行う
• B：代理店（パートナー候補）向けの営業担当者が対応し、製品デモの対応、面談の対応を行う
• C：HubSpotで展示会への御礼メールを一斉送信し、面談獲得のためのフォームを案内する。この中で反応のあった見込み客に対して、インサイドセールスチームが面談獲得を目指す

目標を明確にする

展示会の開催日数は2日〜4日程度になることが多いですが、各日に何枚の名刺を獲得するのか、製品デモを何件獲得するのかを目標として設定しました。どのくらいの人数が来場する展示会なのか、ブースをどの位置に出展するのか、天候がどうなのか、などによっても設定する目標数は変わってきますが、過去の実績等から仮説を立ててまずは目標とする数値を設定します。初日が終了した段階で、集計を行い、2日目以降の目標を再設定すると良いでしょう。事例企業の場合は、展示会の会期が３日間、展示会への参加社員が10名だったので、

1日7時間×1時間6枚×10人×3日間 = 420枚×3日間 = 1,260枚

というように設定しました。

また製品デモ獲得目標は1時間に1件を目標に

1日7件×3日間 = 21件

と目標を立てました

名刺をどのようにデータ化するのか決めておく

展示会で獲得した名刺情報に対するアクションは早いほうが結果が出やすいです。したがって、名刺情報をどのようにデータ化するのか、については事前に検討し、誰がどのようにデータ化するのかを決めておくことをおすすめします。
事例企業では、名刺管理のSansanを導入していたので、Sansanのスキャナーを展示会会場に持ち込み、予め上記表のボックスを用意し、マーケティング担当が空き時間を利用してスキャンを行っていました。展示会会場ではどうしても忙しくなり、個別にスキャンを行うと誰がどこまでスキャンしたかわからなくなるため、担当者を決めておきました。
また、名刺管理ツールのデータ化の上限がないかも事前に調査しておく必要があります。名刺管理ツールによっては、1日何枚まで、などの制限があることがあります。更に追加の費用を払えばその上限を回避できることもあります。Sansanには1日の上限枚数に限りがあったため、追加費用を払うことによって、データ化が遅れるのを防ぐことができました。

事前に展示会御礼メールを作成しておく

展示会来場に対する御礼メールは、展示会終了後に作成するのではなく、作成できる部分については事前に作成しておきましょう。展示会の前後は準備や片づけなどで多忙になるため、なかなか時間を割いてゼロから御礼メールを作ることを後回しにしがちです。会場の様子など展示会中もしくは展示会後にしか書けない部分はあけておき、それ以外の部分に関しては事前に用意し、展示会で獲得した名刺データ等にすぐに御礼メールが送れるようにしましょう。以下、タイトルと本文の事例を記載しますので、アレンジしてご利用ください。

個別相談フォームを作成する

上記でも記載した通り、展示会御礼メールには必ずCTA（Call To Action）を入れましょう。展示会中にはあまり詳しい話ができなかった、ひと通り展示会を見た上でいま一度話がしたい、などの見込み客がいますので、そういった方々が問い合わせできるような個別相談フォームを用意しましょう。

CRM / MAツールで展示会のリード管理を一括管理

CRM / MAツールを導入することで、展示会の集客から展示会後のフォローまでリード管理を一貫して行うことが出来るため、リード獲得数の最大化や工数の削減が可能になります。

弊社では、HubSpotやZohoを用いたSFA / CRM / MAの導入/運用支援を行っています。
システム導入が目標となる通常のサービスとは異なり、導入後の運用からお客様の成果につながるまでを支援する伴走型サポートとなっておりますので、ご興味のある担当者様は、お気軽にお問い合わせください。