Zoho CRMとG suite(Gmail)の連携で、顧客とのメール履歴をもれなく管理!

日々の顧客とのやり取りはメールで行われることが多いと思いますが、そのやり取りをしている人以外は同じ会社内であっても宛先に入っていない限り、そのやり取りを把握することはできません。

しかし、Zoho CRMのG suite(Gmail)連携機能を利用すると、事前に登録された顧客のメールアドレスに対してZoho CRMの利用者がやり取りした内容を履歴としてZoho CRMに残すことができ、自社内でその共有することができます。

今回の記事では、ビジネスでの利用も多くなっているG suite(Gmail)とZoho CRMとの連携ついて解説していきます。

 

Zoho CRMとG suite(Gmail)と連携方法を画像付きで解説

Zoho CRMとG suite(Gmail)の連携はZoho CRM上で簡単に行うことができます。

まず、Zoho CRMにログインします。ログイン後の画面右上の[設定マーク](スパナとレンチのマーク)をクリックして、その後、チャンネルのセクションにある[メール]をクリックします。

 

メール設定の画面が開いたら、IMAP設定のセクションでまず受信に関する設定項目を入力していきます。

  • サーバー名:imap.gmail.com
  • ポート:993

を入力します。そして、

  • ユーザー名:設定したいG suite(Gmail)のメールアドレス
  • パスワード:Googleアカウントのパスワード

を入力します。

 

次に送信に関する設定を入力していきます。

  • サーバー名:smtp.gmail.com
  • ポート:465

を入力します。

ユーザー名とパスワードは受信設定と同用に連携したいGmailのメールアドレスとGoogle アカウントのパスワードを入力します。

 

最後に連携するメール内容の公開範囲を選択します。公開範囲については下記の3つのパターンで共有することができます。それぞれ設定できますので、顧客とのやりとりにおいて、内部にも共有することが難しい機密情報などを含むことが多い、役職者の方などは、非公開(自分のみ)にするなど、組織の状況に合わせてルールを決めて設定させるようにしましょう。

Zoho CRM メール共有の権限
  • 非公開 – 自分にのみ
    この設定では、顧客とのメールのやりとりは自分のみしか見れません。社内でも共有できない機密事項などを取り扱う場合は、この設定にしておきましょう
  • 公開 – すべて共有
    この設定では、基本的に全てのメールがZoho CRM上で見れるようになります。特段理由がなければ、この設定にしておくことをオススメします。
  • カスタム – データ別の共有
    この設定では、「Zoho CRM上のこのユーザには共有する、このユーザには共有しない」などの個別設定ができます。例えば自分以上の役職の人には共有し、自分の部下には共有しない、といったような設定が可能です。

入力が完了したら、更新ボタンをクリックして設定完了となります。

 

Zoho CRMとG suite(Gmail)の連携によって顧客とのやり取りをもれなく把握することができます

Zoho CRMとG suite(Gmail)との連携が完了すると、Zoho CRMに登録された各顧客のメールアドレス毎にメールのやり取りが同期されます。

実際のZoho CRMの画面は以下のようなイメージとなります。

上記の画面はZoho CRM内の[連絡先]の画面を開いたものです。[メール]というセクションにて登録されたメールアドレス宛にやり取りされたメール履歴が一覧で表示されます。

また、各メールの件名のリンクをクリックすると文面の詳細がZoho CRMから確認することもできます。

 

こちらがメールの詳細を開いた際の画面イメージです。各メールの文面の確認と右上にある[返信]のリンクからこのメールへ直接返信のメールをZoho CRMから送信することも可能です。

 

Zoho CRMとG suite(Gmail)を連携させることでZoho CRMをより生産的なツールにすることができます

ここまで解説してきた通り、Zoho CRMとG suite(Gmail)を連携させることによって、Zoho CRMに登録された顧客のメールアドレスごとに自社内の社員がやり取りしたメール内容をすべて把握することができるようになります。

Zoho CRMとG suite(Gmail)の連携を行うことで以下のような対応も可能となります。

Zoho CRMとG suite(Gmail)連携のメリット
  • 不在時の緊急の問い合わせ対応
    担当営業が不在時に、顧客から緊急の問い合わせが来た際も、他のメンバーがメールの履歴を見ることができるので、代わりに顧客対応をすることが可能になります。
  • スムーズな引き継ぎ
    急な退職や十分な引き継ぎ期間がなくても、退職したメンバーがこれまで行ってきた顧客とのメールのやり取りがすべてZoho CRM上に保存されているので、無駄のない引き継ぎや、これまでの経緯を前提とした提案をすることができます。

これは組織内での顧客との情報共有に関する生産性が上がるだけではなく、売上の機会損失を防ぐことにもつながります

 

Zoho CRMは他社製のCRMと比較しても、導入コストが安く、それでいてG suite(Gmail)の他にもSlackやソフトフォンなど顧客管理の生産性を上げる多くのツールと連携が可能となっています。

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